3rd International Short films Festival. Terms and conditions

The Municipality of Olavarría and the Short films Festival organization Committee invite film makers around the World to participate in the 3rd edition of this event, to take place in the city of Olavarría, Argentina, from July 9th to July 12th 2009 with the aim to promote and expand audiovisual arts.

A- About the Authors
1- Film makers around the world are invited to participate.
2- Each author will present only one short film per category, which hasn´t been presented in previous editions of the Festival.
3- In case an author presents more than one short film, he/she will have to enclose them in separate envelopes as described in ´C´.

B - About the work
1 - The short film must not exceed the 30 minute length (credits included) and must have been filmed between 2008 and the current year.
2 - The piece must be presented in Spanish. If Spanish is not the original language, it must be translated or subtitled. The latter should be part of the image (embedded in the still film)
3 - The topic of the short films is free. Fiction, animation and documentary shorts will be accepted. Each production should be listed in the corresponding category.

C- About the presentation
1 - 2 (two) copies must be presented in DVD format, pal standard, region 4 or 0 (free), each of the copies should be properly labeled with: TITLE, NICKNAME and the CATEGORY in which it will be presented.
2 - The short film must not include main menu or bonus features in the DVD.
3- The copies will be accompanied by a CD that must include:
- The registration form (attached here) with all the required information.
-The Director (s) filmography.
-Two (2) photos of the short film with a 300 dpi minimum quality.
-One (1) photo of the Director.
-One (1) image of the short film sign.
-One (1) digital copy of both sides of the D.N.I, Identity card or passport of the person or a responsible person representing the entity that is participating in the Festival.
4-Short films should be turned in before June 5th 2009. The presentation can be made in person or by mail. In case of postal mail delivery the date will be taken from the stamp. Short films sent by e-mail will not be accepted. The list of selected works will be made public on the last week of June.
The works should be sent to: Casa de Cultura y Turismo de Olavarria, Coronel Suarez 2924, CP (7400), provincia de Buenos Aires, Argentina. Working hours: Monday to Friday from 7 a.m to 1 p.m.
5- The material should be presented with a NICKNAME in a closed envelope or box, and it should be addressed to 3º FESTIVAL INTERNACIONAL DE CORTOS. Each envelope should contain:
-2 (two) DVD copies of the material, fulfilling the abovementioned conditions.
-A closed envelope with the NICKNAME on the side, and inside:
- A promotional CD, duly labeled with the real information of the participant (s).
-An affidavit where the film maker states he/she is the author of such work and the rights of use of all the audiovisual and/or phonographic materials included in the short film.
6- The mailing costs of the copies are on behalf of the participants as any other related expenses (insurance, custom tax, etc). The Festival will not cover any expense related to the mailing of the copies.

D- About the Judging process:
1- There will be a pre- selection of the material received. Those short films that don´t comply with the presentation terms, have technical difficulties or the Committee considers that threaten against dignity or human rights, or those with poor image or sound quality, will be automatically eliminated from the contest. The selected material will be directed to the areas of Official Competition, Local Short films Competition and Out of Competition.
2- The films by local authors can participate in the Official Competition if the Committee allows it, though they can´t be registered in both instances of the Competition.
3- Once selected the short films that will be displayed during the Festival the Committee will open the envelopes with the information of the participants, who will be notified via e-mail about the exhibition date.
4- The judges´ choice will be informed during the Closing Ceremony, July 12th . The winners will be notified either by phone and /or via e-mail.

E- About the Judges:
1- The judges will be designated by the Organization Committee between outstanding members of the audiovisual industry and they cannot be directly related to any member of the technical or artistic crew of the short films in competition.
2- The judges´ choice is unappealable.

F- About the awards:
1-The Judges will choose the following awards:
-Best Short Film (Olavarría Municipality Award). $ 5000 (five-thousand Argentinean pesos).
-Best National Short Film (Buenos Aires Cultural Institute Award). $ 5000 (five-thousand Argentinean pesos)
-Municipality of Olavarría Special Award: $ 4000 (four-thousand Argentinean pesos). Awarded to the director of a national short film, destined to be used in the shooting of a short or medium-length film in the town of Olavarría. The prize will become effective during the film making process which should not exceed the 18 month term.
-Best Local Short Film: (Cinematographic Industry Union Award- SICA). A scholarship that suits the winner´s interests and the Union´s availability. All expenses to attend the courses will be covered by the Municipality of Olavarría (except commuting expenses).
-Best Fiction Short Film
-Best Documentary Short Film
-Best Animation Short Film

2- The Awards can be declared deserted.
3- The Awards will be presented during the Festival´s Closing Ceremony, July 12th 2009.
4- The short films awarded should include the award mention and the Festival´s logo during the credits.

G- About the rights:
1- The film makers take full responsibility for the authorship of the material presented and promise not to present any audiovisual or phonographic material for which they have no user rights. The Committee shall not be held responsible for inadequate use of intellectual property rights on behalf of the authors.
2- The short films sent shall not be returned and, by presenting the material, the director or producer agrees to include it in the video library of the Municipality of Olavarría.
3- The Organization of the Festival is allowed to use fragments of the work of the finalists to promote future contests or activities, in any media or support.
4- All the awarded material and any other material that the Judges consider convenient can and will be used in non-profit educational and cultural areas, notifying the film makers in each case via e-mail.

H- Miscellaneous
1- Registration is free.
2- The material which doesn´t adjust to any of the abovementioned terms and conditions will not be accepted. The mere fact of not adjusting to the presentation requisites will leave the material out of the competition.
3- Foreign films should be labeled ¨ No commercial value¨ / Sin valor comercial- ´For cultural purposes only´ / Para usos culturales únicamente. If it where necessary to fill a customs affidavit and/or pro-form receipt, it should read ´No commercial value´/ Sin valor comercial, or an amount under U$S 3 (three U.S dollars).
4- All questions can be addressed in person at Casa de Cultura y Turismo de Olavarría, or by telephone to 54-2284-421186 or 54-2284-427180; e-mail: cortos.olavarria@gmail.com.
5- Any issue not addressed in these Regulations will be resolved by the Organization.

Registration form *

1- Title:
2- Lenght:
5- Year of production:
6-City and Country of origin:
7 -Web site (if any):

8- About the Director:
-Full Name:
-Telephone number:

9- About the producer
-Full Name:
-Telephone number:

10- Fact sheet (full name of all the technical and artistic crew, roles specified):

11- Category:

In order to participate in this contest you must acknowledge and agree to the 3rd International Short films Festival Terms and Conditions. Any issue not addressed in these Regulations will be resolved by the Organization.


Bases y condiciones. FICO 2009

La Municipalidad de Olavarría y la Comisión Organizadora del Festival Internacional de Cortos convocan a realizadores audiovisuales de todo el mundo a participar de la 3ª edición del evento, a realizarse en Olavarría, Argentina, del 9 al 12 de julio de 2009; y cuyo objetivo es promover y difundir la realización audiovisual.

A- De los autores

1 - Podrán participar realizadores de cualquier parte del mundo.

2 – Cada autor podrá presentar un sólo cortometraje por categoría, que no haya participado en ediciones anteriores del festival.

3 - En caso de un autor que presente más de un corto, deberá hacerlo en sobres separados por cada obra según se describe en el apartado “C”.

B – De las obras

1- El cortometraje no podrá exceder los 30 minutos de duración (incluídos los créditos), y debe haber sido realizado entre 2008 y el año en curso.

2 - La obra deberá presentarse en español. Si el castellano no fuera su lengua original, deberá estar doblado o subtitulado. En el caso de los subtítulos, estos deberán formar parte de la imagen (incrustados en el fotograma).

3 – La temática de los cortometrajes es libre. Se aceptarán cortometrajes de ficción, animación y documental. Cada producción deberá inscribirse en la categoría correspondiente.

C – De la presentación

1- De cada cortometraje se deberán presentar 2 (dos) copias en formato DVD norma PAL, Región 4 o Región 0 (free); cada una debidamente rotulada con: el TÍTULO, SEUDÓNIMO y la CATEGORÍA en la que se inscribe.

2- El cortometraje no deberá incluir menú ni material adicional en el DVD.

3 – Las copias deberán estar acompañado por un CD en el que se incluya:
- La ficha de inscripción que se adjunta, con todos los datos requeridos.
- La biofilmografia del director/es.
- Dos (2) fotografías del corto con una calidad mínima de 300 dpi
- Una (1) fotografía del director/es
- Una (1) imagen del cartel del cortometraje
- Una (1) copia digitalizada de ambas caras del DNI, Cédula de Indentidad o Pasaporte de la persona o o responsable de la entidad que realiza la inscripción del corto a concurso, según corresponda.

4– Las obras se recibirán hasta el 5 de junio de 2009. La presentación puede hacerse personalmente o por correo. En caso de envíos por correo postal se tomará la fecha de sellado. No se aceptarán películas enviadas por e-mail. La lista de seleccionados se hará pública la última semana de junio.
La recepción de las obras se hará en la Casa de Cultura y Turismo de Olavarría, sita en Coronel Suárez 2924, CP (7400), Olavarría, provincia de Buenos Aires, Argentina. El horario de atención es de lunes a viernes de 7 a 13hs.

5 – El material deberá presentarse bajo SEUDÓNIMO en sobre o caja cerrada y estar dirigido al 3º FESTIVAL INTERNACIONAL DE CORTOS. Cada sobre o caja deberá contener:
- 2 (dos) copias en DVD del cortometraje, que cumplan los requisitos anteriormente consignados.
- Un sobre cerrado en cuyo exterior figure el SEUDÓNIMO, que contenga:
- El cd promocional debidamente rotulado, que contendrá los datos reales del participante.
- Una declaración jurada en la que el realizador asuma la autoría del corto y los derechos de uso de todos los materiales audiovisuales y/o fonográficos incluidos en éste.

6 – Los costos de envío de las copias corren por cuenta de los participantes, como así también otros cargos relacionados (seguros, tasas, impuestos de aduana, etc.). El Festival no abonará en ningún caso costo alguno ocasionado por el envío de las obras.

D – Del juzgamiento:

1 – Se realizará una preselección del material recibido. Los cortometrajes que no hayan cumplido las condiciones de presentación, que tengan dificultades técnicas o el Comité de Selección considere que atenten contra la dignidad, los derechos humanos o no tengan un mínimo de calidad para ser exhibidos; serán automáticamente descartados. El material que quede seleccionado se destinará a las secciones Competencia Oficial, Competencia de Cortos Locales y Fuera de Competencia.

2 - Los cortos de autores locales que se inscriban como tales no quedarán impedidos de participar en la Competencia Oficial si el comité de selección así lo decidiera, aunque no podrán participar de ambas instancias..

3- Una vez seleccionados los cortos que serán exhibidos durante el Festival se procederá a abrir los sobres con los datos reales de los participantes, a quienes se les comunicará vía e-mail el día que será exhibido.

4 - El fallo del jurado se dará a conocer en la ceremonia de clausura del festival, el día 12 de julio. Los premiados serán informados con anticipación telefónicamente y/o por correo electrónico.

E – Del jurado:

1 – El jurado será designado por los organizadores entre personalidades destacadas de la industria audiovisual, y no podrá tener vinculación directa con ningún miembro del equipo técnico o artístico de los cortos en competencia.

2 – El fallo del jurado será inapelable.

F – De los premios:

1- El jurado seleccionará los siguientes premios:

- Mejor Corto (premio Municipalidad de Olavarría). $5.000 (cinco mil pesos argentinos).

- Mejor Corto Nacional (premio Instituto Cultural de la provincia de Buenos Aires). $5.000 (cinco mil pesos argentinos)

- Premio Especial Municipalidad de Olavarría: $4.000 (cuatro mil pesos argentinos) al director de un corto nacional, para ser destinado al rodaje de un corto o mediometraje en el partido de Olavarría. El premio se hará efectivo durante el transcurso de dicho rodaje, que deberá concretarse en un plazo de 18 meses.

- Mejor Corto Local (Premio Sindicato de la Industria Cinematográfica – SICA). Beca de capacitación de acuerdo al interés del ganador y la disponibilidad del Sindicato. Los gastos de traslado para asistir a dicha capacitación serán cubiertos por la Municipalidad de Olavarría (no así los viáticos).

- Mejor Cortometraje de Ficción
- Mejor Cortometraje Documental
- Mejor Cortometraje de Animación
- Menciones

2 – Los premios podrán declararse desiertos.

3- Los premios serán entregados durante el acto de cierre del Festival, el 12 de julio del 2009.

4 - Los cortos premiados deberán hacer constar el premio e incluir el logo del Festival en los créditos.

G – De los derechos:

1 – Los realizadores asumen la autoría de los cortometrajes y se comprometen a no presentar materiales audiovisuales y/o fonográficos sobre los que no tengan derechos de uso. La organización del Festival no se hace responsable del uso inadecuado de los derechos de propiedad intelectual por parte de los autores de las obras.

2 - Los cortos enviados no serán devueltos y, con la sola presentación de la obra, el director y/o productor acepta que el mismo sea incluido en la videoteca de la Municipalidad de Olavarría.

3 – Los organizadores podrán utilizar fragmentos de las obras finalistas para la difusión de futuros certámentes o actividades, por cualquier medio o soporte.

4 – Todos los trabajos premiados y aquellos que por su calidad el jurado estime conveniente, podrán ser utilizados sin fines de lucro en ámbitos educativos y culturales por decisión de los organizadores, notificando a los realizadores vía e-mail en cada oportunidad.

H - Varios

1 - La inscripción es gratuita.

2 - No se aceptará material que no cumpla con cualquiera de las disposiciones de estas Bases. El mero hecho de no cumplir cabalmente con los requisitos de presentación dejará el material fuera de competencia.

3 - Se recomienda que las películas procedentes del extranjero estén rotuladas con la leyenda “Sin valor comercial/ No commercial value – Para usos culturales únicamente / for cultural purposes only”. Si fuera necesario completar una declaración de aduana y/o recibo pro-forma, deberá indicarse “Sin valor comercial / No commercial value” o un monto inferior a U$S 3 (tres dólares estadounidenses).

4 - Podrán realizarse consultas personalmente en la dirección de la Casa de Cultura y Turismo de Olavarría, en horario de 9 a 13hs.; por teléfono a los números 54-2284-421186 ó 54-2284-427180; o vía e-mail a cortos.olavarria@gmail.com

5- Cualquier cuestión no contemplada en este reglamento será resuelta por los organizadores.

Ficha de Inscripción

1 – Título de la obra:
2 – Duración:
3 – Género:
4 – Sinopsis:
5- Año de realización:
6- País y ciudad de origen:
7 - Página web (si la tuviera):

8 - Del director:
Nombre y apellido:

9 – Del productor:
Nombre y apellido:

10 – Ficha técnica (apellido y nombre del equipo técnico y artístico, especificando los roles):

11 – Categoría en la que se inscribe:

La participación en la presente convocatoria supone el conocimiento y la total aceptación de las Bases y Condiciones del 3º Festival Internacional de Cortos DE Olavarría. Cualquier cuestión no contemplada en el reglamento será resuelta por los organizadores.